Informationen zur Projektdurchführung

Bitte senden Sie proaktiv eine Mitteilung per E-Mail an den PT mit folgenden Angaben:

• Ausmaß der Verzögerung und neuer anvisierter Zeitpunkt

• Grund für die Verzögerung

• Geplantes Vorgehen so dass es nicht insgesamt zu einer Verzögerung kommt (bspw. Arbeitspakete im Gesamtprojekt entsprechend umschichten)

• Falls erforderlich: Zusendung eines aktualisierten Zeitplans (Vorlage)

• Ggfs. Anpassung der Ausgabenplanung

• Ggfs. Anpassung der Projektziele

Relevante Änderungen des Zeitplans teilen Sie uns bitte formlos per E-Mail mit. Sie können dafür auch die bereitgestellte Vorlage nutzen. Änderungen, die nicht mitgeteilt werden müssen, sind beispielsweise geringfügige Änderungen der zeitlichen Planung um bis zu zwei Monate sowie geringfügige Umschichtungen der Arbeitspakete, welche sich nicht wesentlich auf den Gesamtprojektverlauf auswirken. Ein Verzug bei der Erreichung erfolgskritischer Meilensteine, über die ein Nachweis einzureichen ist, ist dem Projektträger immer mitzuteilen (siehe oben).

Es müssen nur relevante Änderungen in der Mittelverwendung beim Projektträger angezeigt werden.

„Kleine Änderungen“ sind beispielsweise die Änderung einer Anschaffung, die jedoch den gleichen Zweck erfüllt, oder die Änderung einer Bezeichnung (beispielsweise einer Projektpersonalstelle), ohne dass sich inhaltliche Änderungen ergeben.

„Relevante Änderungen“ sind beispielsweise größere Mittelumwidmungen (siehe dort), aber auch eine veränderte inhaltliche/thematische, personelle oder zeitliche Änderung des Projektes, die sich auf die Projektausgaben entweder erhöhend oder vermindernd auswirken können. Diese Änderungen können erfolgskritisch hinsichtlich der zu erreichenden Projektziele, insbesondere der anvisierten Steigerung des digitalen Reifegrades, sein und sind daher mit dem PT abzustimmen bzw. diesem unverzüglich mitzuteilen.

Bitte beachten Sie, dass bei allen Änderungen weiterhin die Bedingungen des Förderleitfadens inklusive Anhänge erfüllt sein müssen (beispielsweise im Hinblick auf IT-Sicherheit oder Interoperabilität).

Mittelumwidmungen von bis zu 20 Prozent (bezogen auf die Position, auf die umgewidmet wird) können eigenverantwortlich durchgeführt werden, sofern keine größeren inhaltliche/thematischen, personellen oder zeitlichen Änderungen im Projektverlauf erforderlich sind. Hierbei sind die im Formular „Inhaltliche Konzeption“ vorgegebenen vier Positionen (Personal, Investitionen, Vergabe von Aufträgen, Sonstige) relevant. Es darf also auf die einzelne Position nicht mehr als 120 Prozent der jeweils beantragten Summe gebucht sein.

Für Mittelumwidmungen, die 20 Prozent übersteigen, ist dem PT ein formloser Änderungsantrag (per E-Mail) zu übersenden, der eine Begründung der Umwidmung, die Neuverteilung der Mittel auf die Positionen sowie eine kurze Stellungnahme hinsichtlich der erfolgreichen Projektdurchführung sowie des Erreichens der Projektziele enthält.

Sollte der ausgezahlte Betrag die angefallenen Ausgaben übersteigen, ist eine Rückzahlung des überzahlten Betrages erforderlich. Die Rückzahlung hat spätestens mit Vorlage des endgültigen Verwendungsnachweises zu erfolgen. Auf die Berechnung eines Verzinsungsanspruches gemäß Ziffer 3 Absatz 2 der Allgemeinen Bestimmungen – Kommunale und soziale Infrastruktur wird die KfW in diesem Fall verzichten.

Bei Nichterfüllung der der Zuschussgewährung zugrundeliegenden Anforderungen und der Verwendung des ausgezahlten Betrages für andere als in der Zusage genannten Zwecke ist die KfW berechtigt, eine Kündigung aus wichtigem Grund nach § 3 Absatz 1 der Allgemeinen Bestimmungen für Zuschüsse – Kommunale und soziale Infrastruktur auszusprechen und vom Zuschussempfänger Zinsen auf den zur Rückzahlung fälligen Zuschuss zu verlangen. Der Zinssatz beträgt 5 Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz gemäß § 247 BGB. Zinsen werden ab dem Zeitpunkt berechnet, in dem ein Kündigungsgrund nach § 3 Absatz 1 vorliegt (frühestens ab Auszahlungsdatum) und bis zum Eingangstag der Rücküberweisung bei der KfW erhoben.

Aufstockungen sind nicht vorgesehen. Sollten Sie in einer Position mehr Mittel benötigen als ursprünglich vorgesehen, ist eine Mittelumwidmung aus anderen Positionen möglich (siehe „Mittelumwidmung“). Sollte Ihnen dieses Vorgehen nicht möglich sein und die erfolgreiche Projektdurchführung beeinflussen, kontaktieren Sie bitte umgehend den Projektträger.