Informationen zur Projektdurchführung

Die Zuschusszusage zur Durchführung eines Modellprojekts oder einer Ländermaßnahme ist da. Doch wie geht es nun weiter? Welche Informationen zur Projektdurchführung sind wichtig? Welche Berichtspflichten gibt es? All dies finden Sie auf dieser Seite erklärt.


Allgemeines

Sie erhalten den Zuschuss in der jeweiligen Höhe zu den in der Zuschusszusage genannten Terminen. Hierfür eventuell noch erforderliche Formulare werden rechtzeitig auf www.gesundheitsamt-2025.de bereitgestellt.

Bitte nutzen und beteiligen Sie sich an allen Abstimmungsaktivitäten zu den Ländermaßnahmen Ihres Bundeslandes sowie zu den bundeslandübergreifenden ELFA-Maßnahmen.

In jeder Kommunikation mit dem Projektträger verwenden Sie bitte die Projektnummer beziehungsweise halten Sie diese bereit. Diese setzt sich zusammen aus Ihrem Bundesland-Kürzel, der Folge P512MP10 (für Modellprojekte) oder P512LM10 (für Ländermaßnahmen) sowie einer dreistelligen Ziffern- oder Buchstabenziffernkombination (zum Beispiel: BL-P512MP10XXX).

Bitte nutzen Sie Austauschformate und -plattformen (wie die ÖGD-interne Plattform Agora), um sich mit anderen Projekten auszutauschen, Ihre Erfahrungen miteinander zu teilen und sich zu unterstützen. Möglicherweise hat ein anderes Gesundheitsamt einen bestimmten Prozess bereits durchlaufen, vor dem Sie gerade stehen, und kann Ihnen hier Hilfestellung oder Ratschläge geben.

Projektzeitraum

Für die Meisten startet das Projekt am 1. Oktober 2022 und läuft bis zum 30. September 2024. Eine Verlängerung des Projektzeitraums ist nicht vorgesehen. Bitte versuchen Sie, sofern erforderlich, durch Arbeitspaket-Umschichtung oder andere Maßnahmen diesen Zeitraum einzuhalten und eine eventuelle Verzögerung, die zu Beginn aufgetreten ist, wieder aufzufangen. Sollten außerhalb der Statusberichte und der Meilensteinberichte unerwartete Ereignisse oder Verzögerungen auftreten, kontaktieren Sie bitte den Projektträger (PT) (siehe „Änderungen im Projektverlauf“).

Berichtswesen

Statusbericht

Einmal jährlich zum 31. Dezember ist ein Statusbericht einzureichen, der den Projektfortschritt dokumentiert. Die Vorlage finden Sie hier: Statusbericht für Modellprojekte und für Ländermaßnahmen. Der Statusbericht ist dem PT bis spätestens zum 31. Januar des Folgejahres zusammen mit dem Ergebnis der Reifegradmessung zu übermitteln. Und zwar elektronisch. Bitte tragen Sie im Upload-Tool als Empfänger-E-Mail-Adresse projekt.oegd@vdivde-it.de ein und nutzen Sie als Förderkennzeichen Ihre Projektnummer.

Meilensteinbericht

In Ihrer Zuschusszusage finden Sie Meilensteine, die aus Ihren Antragsunterlagen als erfolgskritisch ausgewählt wurden und zu denen jeweils ein Meilensteinbericht einzureichen ist. Eine Vorlage finden Sie hier: Meilensteinbericht für Modellprojekte und für Ländermaßnahmen. Der Meilensteinbericht ist elektronisch einzureichen; und zwar innerhalb von vier Wochen nach dem Zeitpunkt, an dem der Meilenstein erreicht wurde. Bitte tragen Sie im Upload-Tool als Empfänger-E-Mail-Adresse projekt.oegd@vdivde-it.de ein und nutzen Sie als Förderkennzeichen Ihre Projektnummer. Sollten sich Verzögerungen ergeben haben, kontaktieren Sie bitte den Projektträger (siehe „Änderungen im Projektverlauf“).

In Einzelfällen ist mit den jeweiligen Projektleitungen ein individuelles Abstimmungsformat zum Projekt-Monitoring vereinbart beziehungsweise per Zuschusszusage festgelegt.

Verwendungsnachweis

Das Datum, zu dem der Verwendungsnachweis einzureichen ist, ist in Ihrer Zuschusszusage vermerkt. Eine Vorlage für den Verwendungsnachweis wird rechtzeitig im Downloadbereich bereitgestellt. Der Verwendungsnachweis wird aus einem fachlichen und einem administrativen Teil bestehen. Bitte beachten Sie, dass im Verwendungsnachweis ersichtlich sein muss, dass die Fördermittel zweckentsprechend verwendet wurden und dass die im Förderleitfaden festgelegten Förderbedingungen erfüllt wurden.

Anschaffungen

Es ist sicherzustellen, dass Anschaffungen (beipsielsweise Hardware) dem Projekt während der gesamten Laufzeit zur Verfügung stehen.

Reifegradmessung

Einmal jährlich zum 31. Dezember ist die Erfassung der digitalen Reife laut Reifegradmodell erforderlich, um die Fortschritte, die durch die Projekte erreicht werden, messbar zu machen. Das Ergebnis der Reifegradmessung ist dem Projektträger zusammen mit einem Statusbericht (siehe Abschnitt Berichtswesen) zu übersenden.

Per Transfertool laden Sie bitte das vollständige Dokument hoch. Bei Ländermaßnahmen ist die koordinierende Einrichtung für die Übermittlung der Reifegradmessung der profitierenden Einrichtungen verantwortlich.

Änderungen im Projektverlauf

Bitte senden Sie proaktiv eine Mitteilung per E-Mail an den PT mit folgenden Angaben:

  • Ausmaß der Verzögerung und neuer anvisierter Zeitpunkt

  • Grund für die Verzögerung

  • Geplantes Vorgehen so dass es nicht insgesamt zu einer Verzögerung kommt (bspw. Arbeitspakete im Gesamtprojekt entsprechend umschichten)

  • Falls erforderlich: Zusendung eines aktualisierten Zeitplans (Vorlage)

  • Ggfs. Anpassung der Ausgabenplanung

  • Ggfs. Anpassung der Projektziele

Relevante Änderungen des Zeitplans teilen Sie uns bitte formlos per E-Mail mit. Sie können dafür auch die bereitgestellte Vorlage nutzen. Änderungen, die nicht mitgeteilt werden müssen, sind beispielsweise geringfügige Änderungen der zeitlichen Planung um bis zu zwei Monate sowie geringfügige Umschichtungen der Arbeitspakete, welche sich nicht wesentlich auf den Gesamtprojektverlauf auswirken. Ein Verzug bei der Erreichung erfolgskritischer Meilensteine, über die ein Nachweis einzureichen ist, ist dem Projektträger immer mitzuteilen (siehe oben).

Es müssen nur relevante Änderungen in der Mittelverwendung beim Projektträger angezeigt werden.

„Kleine Änderungen“ sind beispielsweise die Änderung einer Anschaffung, die jedoch den gleichen Zweck erfüllt, oder die Änderung einer Bezeichnung (beispielsweise einer Projektpersonalstelle), ohne dass sich inhaltliche Änderungen ergeben.

„Relevante Änderungen“ sind beispielsweise größere Mittelumwidmungen (siehe dort), aber auch eine veränderte inhaltliche/thematische, personelle oder zeitliche Änderung des Projektes, die sich auf die Projektausgaben entweder erhöhend oder vermindernd auswirken können. Diese Änderungen können erfolgskritisch hinsichtlich der zu erreichenden Projektziele, insbesondere der anvisierten Steigerung des digitalen Reifegrades, sein und sind daher mit dem PT abzustimmen bzw. diesem unverzüglich mitzuteilen.

Bitte beachten Sie, dass bei allen Änderungen weiterhin die Bedingungen des Förderleitfadens inklusive Anhänge erfüllt sein müssen (beispielsweise im Hinblick auf IT-Sicherheit oder Interoperabilität).

Mittelumwidmungen von bis zu 20 Prozent (bezogen auf die Position, auf die umgewidmet wird) können eigenverantwortlich durchgeführt werden, sofern keine größeren inhaltliche/thematischen, personellen oder zeitlichen Änderungen im Projektverlauf erforderlich sind. Hierbei sind die im Formular „Inhaltliche Konzeption“ vorgegebenen vier Positionen (Personal, Investitionen, Vergabe von Aufträgen, Sonstige) relevant. Es darf also auf die einzelne Position nicht mehr als 120 Prozent der jeweils beantragten Summe gebucht sein.

Für Mittelumwidmungen, die 20 Prozent übersteigen, ist dem PT ein formloser Änderungsantrag (per E-Mail) zu übersenden, der eine Begründung der Umwidmung, die Neuverteilung der Mittel auf die Positionen sowie eine kurze Stellungnahme hinsichtlich der erfolgreichen Projektdurchführung sowie des Erreichens der Projektziele enthält.

Sollte der ausgezahlte Betrag die angefallenen Ausgaben übersteigen, ist eine Rückzahlung des überzahlten Betrages erforderlich. Die Rückzahlung hat spätestens mit Vorlage des endgültigen Verwendungsnachweises zu erfolgen. Auf die Berechnung eines Verzinsungsanspruches gemäß Ziffer 3 Absatz 2 der Allgemeinen Bestimmungen – Kommunale und soziale Infrastruktur wird die KfW in diesem Fall verzichten.

Bei Nichterfüllung der der Zuschussgewährung zugrundeliegenden Anforderungen und der Verwendung des ausgezahlten Betrages für andere als in der Zusage genannten Zwecke ist die KfW berechtigt, eine Kündigung aus wichtigem Grund nach § 3 Absatz 1 der Allgemeinen Bestimmungen für Zuschüsse – Kommunale und soziale Infrastruktur auszusprechen und vom Zuschussempfänger Zinsen auf den zur Rückzahlung fälligen Zuschuss zu verlangen. Der Zinssatz beträgt 5 Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz gemäß § 247 BGB. Zinsen werden ab dem Zeitpunkt berechnet, in dem ein Kündigungsgrund nach § 3 Absatz 1 vorliegt (frühestens ab Auszahlungsdatum) und bis zum Eingangstag der Rücküberweisung bei der KfW erhoben.

Aufstockungen sind nicht vorgesehen. Sollten Sie in einer Position mehr Mittel benötigen als ursprünglich vorgesehen, ist eine Mittelumwidmung aus anderen Positionen möglich (siehe „Mittelumwidmung“). Sollte Ihnen dieses Vorgehen nicht möglich sein und die erfolgreiche Projektdurchführung beeinflussen, kontaktieren Sie bitte umgehend den Projektträger.

Häufige Fragen und Antworten

Fragen und Antworten aus den Informationsveranstaltungen zur Projektdurchführung finden Sie als PDF-Datei im Downloadbereich. Auch die passende Präsentation aus der Veranstaltung ist dort zu finden.

Newsletter

Der Newsletter informiert Sie über aktuelle Entwicklungen im Förderprogramm, stellt Informationen bereit, die für alle Projekte interessant sein können und verweist auf hilfreiche und informative Veranstaltungen. Sie können ihn hier abonnieren und selbstverständlich jederzeit wieder abbestellen. Sollten Sie Informationen haben, die auch für andere Projekte von Interesse sein könnten und die thematisch in den Newsletter passen könnten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Fragen zur Förderung und zum Förderleitfaden können per E-Mail (projekt.oegd*Den Text zwischen den * loeschen, dies ist ein Spamschutz*@vdivde-it.de) oder Telefon (030/310078-3247) gestellt werden.

Bei inhaltlichen Fragen und Anmerkungen zum Reifegradmodell und dessen Anwendung kontaktieren Sie bitte reifegradmodell.oegd*Den Text zwischen den * loeschen, dies ist ein Spamschutz*@fit.fraunhofer.de. Bei technischen Fragen zur Reifegradmessung (beispielsweise verlorene Zugangsdaten) wenden Sie sich bitte an de-kpmg-pt-oegd*Den Text zwischen den * loeschen, dies ist ein Spamschutz*@kpmg.com.

Postadresse des Projektträgers:
VDI/VDE Innovation + Technik GmbH
„Projektträger des Bundesministeriums für Gesundheit für das Förderprogramm des Paktes für den öffentlichen Gesundheitsdienst"
Steinplatz 1
10623 Berlin


Weitere Informationen

Förderaufruf 2022

Alle Informationen rund um den ersten Förderaufruf 2022 anhand eines Reifegradmodells zur Digitalisierung des ÖGD.

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FAQs zur Förderung

Häufige Fragen und Antworten rund um die Digitalisierungsförderung finden Sie hier.

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