Nicht immer steht genügend Personal und technisches Know-how zur Verfügung, um das jeweilige Digitalisierungsprojekt in Eigenregie anzugehen. Externe Unterstützung kann helfen um fehlende Ressourcen und Expertise in das Projekt zu holen. Aber wie stellt man sicher, dass an den wesentlichen Themen gearbeitet wird und die Maßnahmen innerhalb der vereinbarten Projektlaufzeit realisiert werden?
Vorausschauende Planung, effizientes Projektmanagement und angepasste Projektsteuerung sind die Stichworte auf die es ankommt. Was heißt das konkret?
Anforderungen und Ziele abgleichen und klar kommunizieren
Wichtig ist dabei sicherzustellen, dass beauftragte Dienstleister alle erforderlichen Kompetenzen mitbringen, um die definierten Ziele gemeinsam mit dem Gesundheitsamt zu erreichen.
Um ein Projekt erfolgreich zu gestalten, ist es essenziell, zu Beginn klare Ziele und Anforderungen auf Basis des Reifegradmodells zu definieren und schriftlich festzuhalten. So kann die Projektleitung sicherstellen, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis über den angestrebten Zielzustand haben. Zugleich werden die Erwartungen an alle Projektbeteiligten offen und transparent für alle.
Anschließend ist es notwendig, einen Projektplan abzuleiten. Der erforderliche Detailgrad kann in Abhängigkeit des gewählten Projektansatzes variieren. Jedoch ist es insbesondere bei agilen Ansätzen – die bei Softwareentwicklungsprojekten häufig zum Einsatz kommen – wichtig, feste Meilensteine schriftlich miteinander zu vereinbaren, zu denen vorab eindeutig definierte/ beschriebene Ergebnisse erzielt werden müssen. Diese sollten sich im Pakt für den ÖGD an den vereinbarten Reifegradzuwächsen und Meilensteinen ausrichten und ihr Erreichen durch kontinuierliches Monitoring sichergestellt werden.
Zeitplan und kontinuierlichen Austausch im Blick behalten
Konsequenzen im Falle von Verzögerungen sollten ebenfalls transparent zwischen den Projektbeteiligten kommuniziert werden. Bei der Zeitplanung sollten Schwankungen in der Personalverfügbarkeit, wie Ferienzeiten und Feiertage beachtet und die Urlaubsplanung der Teammitglieder frühzeitig integriert werden. So vermeidet man unangenehme Überraschungen in Form von plötzlichen Engpässen oder Entscheidungsstaus.
Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie ist ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten angemessen informiert sind und Probleme rasch gelöst werden können. Hilfreich sind Regeltermine zum Austausch über den Projektfortschritt. Innerhalb dieser Termine können sich alle Beteiligten leicht darüber abstimmen, wenn das Vorgehen hier und dort angepasst werden muss.
Hier kommt ein weiterer wichtiger Aspekt zum Tragen: das Risikomanagement. Potenzielle Risiken sollten möglichst frühzeitig identifiziert und ein Plan entwickelt werden, diese zu vermeiden oder zumindest zu minimieren. Risiken können nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen auf den Projekterfolg eingestuft und entsprechend priorisiert werden. Die Qualitätssicherung spielt ebenfalls eine zentrale Rolle. Es muss sichergestellt werden, dass vereinbarte oder extern vorgegebene Qualitätsstandards erfüllt werden. Hier ist es für alle Beteiligten wichtig, dass diese als Abnahmekriterien (auch außerhalb des Vertragswerks) schriftlich fixiert werden. So ist der Umfang der erforderlichen Arbeiten eindeutig und transparent.
Und schließlich ist eine gründliche Dokumentation der wesentlichen Projektschritte und -ergebnisse notwendig. Dies gewährleistet, dass diese auch nach dem Projektabschluss für Dritte leicht nachzuvollziehen sind.